Jak na efektivní práci s časem

Zvládnutí práce s časem je zásadní pro pracovní, ale i osobní efektivitu. Zkrátka, kdo s časem dobře hospodaří, zmákne toho víc. Pojďme se podívat, jak na to.

Možná to znáte. Úkoly se na vás valí ze všech stran a je jich tolik, že raději neděláte nic. Brouzdáte po internetu, pečete sušenky nebo si bezcílně prohlížíte časopis, zkrátka odkládáte. Takovému patologickému posouvání úkolů, do kterých se vám nechce, se říká prokrastinace. Jedním ze způsobů, jak tuhle nechuť do práce překonat, je správná prioritizace.

Snězte tu žábu

Co kdyby vám někdo řekl, že nejlepší způsob, jak volit priority, je sníst žábu? Pravděpodobně se vám do toho nebude chtít, ale nebojte se, ve skutečnosti se jedná o metaforu.

Mark Twain prý jednou řekl, že kdybyste měli každé ráno jako první věc sníst živou žábu, mohli byste pak prožít den klidní, že se vám už nic horšího ten den nestane.

A podobně je to i s nepříjemnými úkoly. Pokud si vypěstujete zvyk, že se každé ráno nejprve zbavíte toho nejotravnějšího, nejhoršího úkolu, do kterého se vám nejméně chce, celý den už vám půjdou další úkoly s lehkostí. Pokud vás zajímá více o této a jiných metodách, můžete si o nich přečíst ve stejnojmenné knize Briana Tracyho: „Snězte tu žábu!“

Udělejte si seznam

Další z osvědčených metod jsou různé seznamy úkolů. Ty jsou součástí každého uceleného systému time-managementu (např. Getting things done nebo Zen to Done) – a jsou opravdovým základem vaší produktivity. Takový seznam (anglicky „to-do list“) by měl obsahovat všechny úkoly, na kterých chcete zapracovat. Už to, že uvidíte všechny své úkoly pohromadě, vám dá představu o tom, v jakém časovém rámci je můžete zpracovat.

Kromě toho, že si své úkoly sepíšete, je praktické je dále rozdělit podle různých klíčů. Můžete je buď obodovat podle důležitosti na nějaké škále (například 0–10 bodů), nebo je barevně odlišit, podtrhávat či sdružit graficky do jednotlivých kategorií (například tím, že je napíšete do různých sloupců). Uvidíte, jaké uspokojení pocítíte vždy, když si budete moci svůj splněný úkol „odškrtnout“.

Tato metoda uleví mimo jiné vaší paměti – nebudete muset v hlavě držet, co všechno je třeba udělat nebo s kým se setkat. A díky tomu se budete cítit méně ve stresu. Je také vhodné si tento seznam dát někam, kde ho máte ihned k dispozici. Ať už je tím lednice, mobilní aplikace, nebo třeba první stránka vašeho diáře.

A kdy si věc do seznamu úkolů nenapsat? Využívejte pravidla 2 minut. To znamená, že ve chvíli, kdy je danou věc možné udělat do dvou minut, udělejte ji hned. Nedává totiž smysl si ji někam zapisovat. Využívejte toto pravidlo hojně např. při třídění své e-mailové schránky.

Paretovo pravidlo

Dalším z oblíbených principů pro volbu priorit je Paretovo pravidlo poměru 80/20. Uplatňuje se v různých aspektech života od ekonomického chování po učení se cizímu jazyku, ale mimo jiné také právě v práci s časem a ve volbě priorit. Paretovo pravidlo v tomto případě říká, že 80 % užitku vychází z 20 % stráveného času. Je proto důležité umět identifikovat u každého úkolu to hlavní, co za poměrně malé časové investice povede k velkému užitku.

Další tři přístupy naleznete v bezplatném kurzu naší online akademie Youniversity.cz. Čekají tam na vás také další dvě lekce věnované podmínkám při práci a kolísání energie v průběhu dne.

Pokračovat